¿Qué es un embudo de ventas y cuál es su valor?

Como Productores Asesores de Seguros, dedicamos buena parte de nuestro tiempo a las actividades de venta: buscamos nuevos clientes potenciales, agendamos reuniones, armamos cotizaciones, negociamos, y, si todo va bien, vendemos nuevas pólizas. Esta tarea es repetitiva, constante, cíclica, y es uno de los pilares de nuestra actividad. Como tal, es importante hacerla de la manera más eficiente posible, utilizando de forma óptima los recursos que tenemos para lograr los mejores resultados posibles.

Por sus características, la venta de seguros no suele concretarse de forma completa ni instantáneamente sino que requiere de un proceso. Organizar y ordenar nuestro tiempo se convierte en una tarea clave. Existen muchas herramientas que ayudan a hacer más eficiente un proceso comercial para llegar a las metas fijadas. Una de ellas es el conocido “embudo de ventas” (pipeline en inglés). Revisemos este concepto y veamos qué valor agregado nos puede brindar en nuestra tarea comercial.

Un embudo de ventas es el mapa de las actividades diarias que componen el proceso de ventas en el trabajo de un representante comercial, mostrando las etapas de una negociación. El embudo de ventas muestra cómo van fluctuando mis oportunidades de venta entre una etapa y otra. En general, en la venta de servicios, esta dinámica no suele ser tan simple. En el caso de los seguros, podemos simplificarla lo suficiente como para transformarla en una herramienta útil de uso diario.

¿Cuáles serían esas etapas que recorreremos en nuestro proceso comercial? Seguramente que cada persona le coloca su propia impronta a este proceso, lo cual no impide que podamos definir una serie de pasos que sean comunes a todos. Por ejemplo:

  1. Primer contacto: Me doy a conocer, posiciono brevemente mis servicios e intento identificar las necesidades. Luego de este primer acercamiento, debería poder concluir si éste contacto representa o no, una oportunidad de negocio.
  2. Calificación: Trabajo en mi oferta, en base a la necesidad detectada, asegurando que puedo darle respuesta. En esta etapa puedo requerir de un intercambio de información con mi potencial cliente para que mi calificación sea correcta.
  3. Cotización: Acerco una o varias alternativas para que mi potencial cliente las analice.
  4. Negociación: Etapa en la que resuelvo dudas y realizo ajustes si son necesarios, pero debo llegar a una propuesta definitiva para mi potencial cliente.
  5. Cierre: Gano o pierdo mi oportunidad de negocio.

Obviamente que es posible ampliar las etapas de mi embudo de ventas, de acuerdo a cómo gestiono mi proceso comercial. También poner otro nombre a cada etapa, por ejemplo, cuando mi proceso comercial es desatendido vía un sitio web.

Independientemente del caso, es de suma importancia mantener un control, mantenimiento y seguimiento estricto de mi embudo de ventas para tener una foto clara del estado de mi proceso comercial, saber si voy bien o si debo mejorar alguna etapa en particular. Debemos lograr que nuestro embudo de ventas sea muy parecido a la siguiente imagen:

De todas las oportunidades de negocio con la que trabajamos, muchas van quedando en el camino por una razón u otra, pero debemos lograr que exista homogeneidad en el tamaño de cada etapa del embudo. Trabajando esta herramienta en forma constante, podremos determinar qué tan exitosos somos en la fase de cierre, o si nos cuesta mucho pasar de la cotización a la negociación, o si solemos quedarnos sin primeros contactos que alimenten el embudo. En base a estas lecturas que mencionamos, deberemos implementar acciones de mejora que nos permitan ser eficientes en el proceso comercial y más exitosos en el cumplimiento de nuestros objetivos.

¿Cómo implementar esta herramienta? Esto puede variar desde utilizar una planilla de cálculo hasta una solución CRM. Ambas son alternativas válidas para trabajar el embudo de ventas. La solución más adecuada dependerá, ente otras cosas, del volumen de oportunidades de negocio que manejamos habitualmente. Pero de esto último, hablaremos en detalle en otro artículo.

¡Nos vemos!

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